De digitale basis herzien

NL Notariaat zag hierin een logisch moment om vooruit te kijken. Niet omdat de bestaande website of werkwijze onveilig was, maar omdat deze niet meer volledig aansloot op wat er gevraagd wordt. Documenten werden al digitaal aangeleverd, maar de manier waarop ze werden verwerkt, opgeslagen en beheerd kon beter georganiseerd worden. Om te blijven voldoen aan de geldende richtlijnen én om de werkwijze te verbeteren voor cliënten, adviseurs en notariskantoren, is besloten om de digitale basis opnieuw te bekijken.

 

Van aanlevering naar gecontroleerde verwerking

Waar documenten eerder via de website werden aangeleverd en vervolgens handmatig werden opgepakt, is dit proces opnieuw ingericht. De website fungeert nu als duidelijke ingang, waarna bestanden direct worden doorgestuurd naar een afgeschermde omgeving binnen de cloud. Van daaruit worden de gegevens automatisch gestructureerd en gekoppeld aan de juiste dossiers. Tijdelijke opslag binnen de website is niet langer nodig en het aantal handmatige stappen is sterk verminderd. Hierdoor ontstaat meer controle over waar gegevens zich bevinden en hoe ze worden verwerkt. Een werkwijze die aansluit op de eisen rondom informatiebeveiliging, zonder dat dit ten koste gaat van gebruiksgemak.

Eén platform, afgestemd op gebruik

Binnen NL Notariaat werken verschillende doelgroepen met hetzelfde platform. Particulieren hebben behoefte aan begeleiding en overzicht, terwijl adviseurs vooral snel willen schakelen en direct toegang zoeken tot relevante informatie. Binnen de structuur van de website is hier rekening mee gehouden. Bezoekers kiezen hun ingang en worden vervolgens begeleid in een omgeving die aansluit op hun gebruik. Zonder extra complexiteit, maar met duidelijke keuzes in structuur en navigatie. Ook in vormgeving en beleving sluit het platform aan op de identiteit van NL Notariaat. Rustig, overzichtelijk en gericht op vertrouwen.

 

Een basis die meebeweegt

Met de vernieuwde website en aangepaste werkwijze heeft NL Notariaat een basis gelegd die aansluit op de huidige eisen én ruimte biedt voor verdere ontwikkeling. De gekozen opzet maakt het mogelijk om door te bouwen wanneer dat nodig is. Denk aan aanvullende beveiligingslagen, verdere integraties of ondersteuning via een AI-gedreven chatbot die bezoekers helpt bij veelgestelde vragen.

 

Samen het fundament opnieuw ingericht

Dit traject begon niet met techniek, maar met ontwerp. Vanuit de gewenste klantreis is eerst bepaald hoe de werkwijze eruit moest zien. Hoe worden documenten aangeleverd? Waar komen ze terecht? En hoe zorg je dat dit veilig, logisch en gebruiksvriendelijk verloopt? Dat ontwerp werd leidend voor de technische uitwerking. NL Notariaat was gedurende het hele traject actief betrokken:

“we zijn erg tevreden over de aanpak van Fastware, ze zijn niet alleen technisch zeer deskundig, maar verplaatsen zich ook in de klant en zijn wensen, denken mee, reageren snel en zijn zeer betrokken. Zonder een IT-bedrijf als Fastware hadden we dit traject niet zo goed kunnen doorlopen met de nieuwe website als eindresultaat waar we erg blij mee zijn”

aldus Rob van den Eijnden van NL Notariaat.

Samen met Fastware, de IT-partner en de leverancier van het notariële portaal is stap voor stap toegewerkt naar een oplossing die in de praktijk werkt. Niet als losse onderdelen, maar als één geheel waarin systemen, processen en gebruik op elkaar aansluiten.